UWAGA. Uzupełnieniem regulaminu są informacje organizacyjne.

1. ORGANIZATOR.
Organizatorem obozu jest Stowarzyszenie Harcerskie “TROPICIELE” z siedzibą w Józefowie (kod pocztowy: 05-410), przy ul. Pogodnej 8, wpisanej do Rejestru Stowarzyszeń pod numerem KRS 0000483089, dla której akta rejestrowe prowadzi Wydział XIV Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla m. St. Warszawy.

2. REZERWACJA MIEJSCA.
Rezerwacja dokonywana jest przez formularz udostępniony na stronie internetowej.
Potwierdzeniem chęci rezerwacji miejsca jest wpłata zaliczki, o której mowa w punkcie “PŁATNOŚCI” w ciągu 3 roboczych dni od wysłania formularza zgłoszeniowego.
Miejsca na obozie rezerwowane są według daty wpływu zaliczek na konto, a nie według daty wykonania przelewu. W następnej kolejności decyduje data wysłania formularza rezerwacji miejsca.

3. KARTA KWALIFIKACYJNA.
Przy przekazywaniu dziecka organizatorowi odbierana jest wydrukowana i podpisana przez uprawnione osoby karta kwalifikacyjna uczestnika.
Jest ona generowana na podstawie danych, jakie zostały wprowadzone na formularzu aktualizacji danych. Link do tego formularza jest wysyłany w mailu potwierdzającym przyjęcie formularza rezerwacji danych oraz w każdym mailu z potwierdzeniem zaksięgowania wpłaty.
Na wydrukowanej karcie kwalifikacyjnej nie należy wprowadzać ręcznych poprawek. Wszystkie korekty należy wprowadzić elektronicznie poprzez formularz do bazy danych i po poprawieniu ponownie wydrukować kartę.

4. STAN ZDROWIA I SPECJALNA DIETA UCZESTNIKÓW.
Rodzice (opiekunowie prawni) uczestników mających specjalne potrzeby edukacyjne lub problemy ze zdrowiem lub podlegających specjalnej diecie zobowiązani są podać na formularzu rezerwacji miejsca wszystkie znane sobie informacje na ten temat.
Organizator zastrzega sobie prawo zakwalifikowania tylko tych uczestników, dla których będzie w stanie zapewnić odpowiednią opiekę.

5. PŁATNOŚCI.
Cena obozu nie zawiera transportu, który jest opisany w osobnym punkcie. Potwierdzeniem rezerwacji miejsca jest zaksięgowanie na naszym koncie bankowym zaliczki w wysokości min. 400 zł. Rezerwacje bez zaliczek będą usuwane. Pozostałą część kwoty – powiększoną o ew. koszt transportu – należy wpłacić (można w ratach) w takim terminie, żeby pieniądze zostały zaksięgowane na naszym koncie bankowym najpóźniej 21 dni przed wyjazdem na obóz.
Dane do wpłaty przyjdą w mailu razem z potwierdzeniem rezerwacji miejsca.

6. REZYGNACJA Z OBOZU.
W przypadku rezygnacji z udziału w obozie (niezależnie od przyczyn) uczestnikowi zostanie zwrócona wpłacona kwota, po potrąceniu dotychczas poniesionych kosztów organizacji obozu. Koszty te zależą od terminu rezygnacji. Opierając się dotychczasowym doświadczeniu oszacowaliśmy te koszty na następującym poziomie:
a) powyżej 60 dni do obozu: 30% ceny obozu
b) 60 – 30 dni do obozu: 50% ceny obozu
c) 30 – 14 dni do obozu: 75% ceny obozu
d) poniżej 14 dni do obozu: 90% ceny obozu

7. OCHRONA UBEZPIECZENIOWA UCZESTNIKÓW.
Dokładamy starań, żeby uczestnicy oraz ich rodzice czuli się z nami bezpiecznie. Dlatego też zapewniamy im ochronę ubezpieczeniową.

  1. Organizator wyjazdu zapewnia wszystkim uczestnikom oraz kadrze ubezpieczenie NNW (następstw nieszczęśliwych wypadków).
  2. Kadra objęta jest ubezpieczeniem OC (odpowiedzialności cywilnej) za cały czas pobytu na wyjeździe.

8. TRANSPORT.
Organizator zapewnia – za dopłatą – transport uczestników do bazy obozowej z WARSZAWY.
Dopłata wynosi 150 zł. Transport odbywa się autokarem. 
Cena zawiera transport w obie strony.
Nie ulega zmianie w przypadku korzystania z transportu tylko w jedną stronę.
Szczegółowe informacje dot. wyjazdu są na tej stronie.

Możliwy jest DOJAZD WŁASNY – bez dopłaty.

Pomagamy też w organizacji transportu uczestników z innych lokalizacji. Robimy to w taki sposób, że przed wyjazdem udostępniamy kontakt do Rodziców celem wspólnego zorganizowania transportu do Warszawy lub do bazy obozowej.
Dzięki temu np. z Katowic do Warszawy nie jadą trzy samochody z jednym uczestnikiem tylko jeden z trzema lub trójka uczestników jedzie pociągiem pod opieką jednego Rodzica (bo trójka Rodziców dogaduje się w sprawie wspólnego dojazdu).

9. REGULAMIN UCZESTNIKA
Uzupełnieniem regulaminu organizacji obozu jest Regulamin Uczestnika.
Uczestnicy zobowiązują się do jego przestrzegania.

10. KONTAKT TELEFONICZNY RODZICÓW Z UCZESTNIKAMI I ORGANIZATOREM.
Na wyjazd uczestnicy nie zabierają swoich telefonów komórkowych.
Kontakt z uczestnikami będzie możliwy przez [1] obozowy telefon, który będzie do dyspozycji koordynatora obozu. Numer telefonu będzie podany Rodzicom przez wyjazdem. Telefony będą włączone w czasie ciszy poobiedniej i tylko wtedy będzie możliwe ich wykorzystywanie. Poza tym czasem będą wyłączone. Na ten numer będzie można wysyłać SMS’y z prośbą o kontakt.

Rodzice dostaną również [2] numer telefonu do przedstawiciela organizatora, który będzie przebywał w obozie obozowej. Na ten numer należy się kontaktować w sprawach innych niż prośba o kontakt z dzieckiem.

Przez cały obóz będzie można skontaktować się [3] telefonicznie z organizatorem obozu. Z tej formy kontaktu należy korzystać tylko wtedy, kiedy nie będzie można skontaktować się z koordynatorem obozu i przedstawicielem organizatora, który będzie przebywał w obozie obozowej.

11. DANE OSOBOWE.
Dane osobowe chronimy zgodnie z naszą polityką prywatności.